Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb des SmartTastingBoard-Partnerportals sowie bei den darüber bereitgestellten Bewertungs-, Anfrage-, Bestell-, Verkostungs- und Eventfunktionen.

1. Verantwortlicher

2. Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für das digitale SmartTastingBoard-Partnerportal unter https://www.login-smarttastingboard.com.

Das Partnerportal ermöglicht registrierten Partnern insbesondere die Verwaltung von SmartTastingBoards, Weinen und Produkten, die Zuordnung von Produkten zu Boards, die Bereitstellung von Bewertungs-, Anfrage- und Bestellmöglichkeiten, die technische Abwicklung von Verkostungen und Events sowie die Auswertung zeitlich begrenzter STB-Solo-Aktionen.

Diese Datenschutzerklärung gilt außerdem für digitale Formulare und Funktionen, die über ein SmartTastingBoard, einen QR-Code, NFC-Link oder eine damit verknüpfte Produkt- oder Weinseite aufgerufen und technisch über das Partnerportal verarbeitet werden.

Für die allgemeine Marketingwebsite unter https://www.smarttastingboard.com gilt eine eigene Datenschutzerklärung.

3. Begriffe

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören beispielsweise Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, IP-Adresse sowie Angaben in einer Anfrage oder Bestellung.

Verarbeitung bezeichnet jeden Vorgang im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, insbesondere das Erheben, Erfassen, Speichern, Ordnen, Verwenden, Übermitteln, Einschränken oder Löschen von Daten.

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Zweck erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung,
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – gesetzliche Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen.

Unsere berechtigten Interessen bestehen insbesondere im sicheren und stabilen Betrieb des Partnerportals, im Schutz vor Missbrauch, in der Fehleranalyse und Fehlerbehebung, in der technischen Unterstützung unserer Partner, in der Sicherung und Wiederherstellung von Daten sowie in der zuverlässigen Zuordnung und Übermittlung von Anfragen.

5. Besuch des Partnerportals und Server-Logfiles

Beim Aufruf des Partnerportals verarbeitet der Webserver automatisch technische Verbindungsdaten. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite oder Datei, Referrer-URL, Browsertyp und Browserversion, Betriebssystem, HTTP-Statuscode sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Server-Logfiles werden grundsätzlich höchstens 14 Tage gespeichert. Eine längere Speicherung kann erforderlich sein, wenn ein konkreter Sicherheitsvorfall untersucht, ein Angriff abgewehrt oder Beweismaterial gesichert werden muss.

6. Benutzerkonten und Partnerbereich

6.1 Einrichtung eines Benutzerkontos

Benutzerkonten werden grundsätzlich durch SmartTastingBoard nach dem Erwerb eines Produkts oder auf Grundlage einer entsprechenden Vereinbarung eingerichtet. Eine freie öffentliche Registrierung ist grundsätzlich nicht vorgesehen.

Dabei können insbesondere Name oder Unternehmensbezeichnung, Kontaktperson, E-Mail-Adresse, Benutzername, kryptografisch geschütztes Passwort, Kundennummer, zugeordnete Boards, Seriennummern, Datum der Kontoanlage, Benutzerrolle und Zugriffsberechtigungen verarbeitet werden.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

6.2 Anmeldung und Nutzung

Bei der Anmeldung und Nutzung können insbesondere Login-Zeitpunkte, fehlgeschlagene Anmeldeversuche, Benutzerkennung, IP-Adresse, Sitzungs- und Sicherheitsdaten, Änderungen innerhalb des Partnerbereichs und technische Protokolldaten verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

6.3 Datentrennung

Jeder Partner erhält grundsätzlich nur Zugriff auf die seinem Benutzerkonto zugeordneten Boards, Weine, Produkte, Medien, Events, Aktionen und Formulardaten. Der Zugriff auf Daten anderer Partner wird durch technische Berechtigungs- und Zugriffskontrollen beschränkt.

7. Bewertungen, Anfragen, Bestellungen und Verkostungen

Über SmartTastingBoard können Bewertungen abgegeben sowie – sofern die jeweilige Funktion angeboten wird – Bestell- oder Kontaktwünsche an den zuständigen Winzer oder Betrieb übermittelt werden.

7.1 Verarbeitete Daten

Je nach verwendeter Funktion können insbesondere Bewertungen, Favoriten, Bestell- oder Kontaktwünsche sowie Produkt-, Wein-, Mengen-, Event- und technische Zuordnungsdaten verarbeitet werden.

Bei STB-Solo sind bei einer Abgabe Name und E-Mail-Adresse verpflichtend anzugeben. Ein separater Bestellkontakt wird jedoch nur angelegt, wenn tatsächlich ein Bestell- oder Kontaktwunsch besteht.

Bei anderen Verkostungs- und Eventfunktionen können Bewertungen beziehungsweise Verkostungsdaten je nach Betriebsart ohne Angabe von Name und E-Mail-Adresse verarbeitet werden. Bei einem Bestell- oder Kontaktwunsch werden die dafür angegebenen Kontaktdaten dem zuständigen Winzer oder Betrieb zugeordnet.

7.2 Verkostungen und Events

Bei Verkostungen und Events können Daten einer Verkostungsrunde beziehungsweise einem Event zugeordnet werden. Soweit dabei Gastnummern verwendet werden, enthalten diese für sich genommen keinen Namen und keine E-Mail-Adresse.

Gibt eine Person einen Bestell- oder Kontaktwunsch ab, werden die hierfür angegebenen Kontaktdaten mit dem betreffenden Vorgang verknüpft.

7.3 Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Durchführung und Auswertung von Verkostungen und Aktionen, zur Zuordnung von Bewertungen, zur Übermittlung von Bestell- oder Kontaktwünschen an den zuständigen Winzer oder Betrieb, zur technischen Bereitstellung des Partnerportals sowie zur Fehleranalyse und Unterstützung innerhalb einer begrenzten Supportfrist.

7.4 Weitergabe an den zuständigen Winzer oder Betrieb

Bestellkontaktdaten werden technisch winzerbezogen in einer geschützten Bestellkontakt-Verwaltung gespeichert. Die dort gespeicherten Kontakte sind von den zeitlich begrenzt vorgehaltenen personenbezogenen Formular-Rohdaten zu unterscheiden.

7.5 Datenschutzrechtliche Rolle des Winzers beziehungsweise Betriebs

SmartTastingBoard ist für den sicheren Betrieb des Portals, Benutzerkonten, eigene Vertrags- und Supportdaten sowie die hierfür selbst festgelegten technischen Verarbeitungen verantwortlich.

Der jeweils zuständige Winzer oder Betrieb verarbeitet die ihm zugeordneten beziehungsweise übermittelten Bestell- und Kontaktdaten für eigene Zwecke, insbesondere zur Bearbeitung von Anfragen, Bestellungen, Lieferungen und daraus entstehenden Geschäftsbeziehungen, grundsätzlich in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung.

Die konkrete datenschutzrechtliche Einordnung einzelner Verarbeitungsschritte richtet sich nach deren tatsächlicher Ausgestaltung.

7.6 Rechtsgrundlagen

Je nach konkreter Nutzung erfolgt die Verarbeitung insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit sie zur Bearbeitung einer Anfrage, eines Bestellwunsches oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für den sicheren und funktionsfähigen Betrieb, die technische Zuordnung, Fehleranalyse und einen datensparsamen Support. Soweit für eine konkrete freiwillige Verarbeitung eine Einwilligung eingeholt wird, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

7.7 Formular-Rohdaten und Supportfrist

Bei Einzelabgaben ohne Event- oder Kampagnenkennung beginnt diese Supportfrist mit dem Zeitpunkt der Abgabe.

Aktive Solo-Kampagnen sowie Einträge, bei denen ein zuverlässiges Event- oder Kampagnenende technisch nicht festgestellt werden kann, werden nicht automatisch anonymisiert. Besteht ein Bestell- oder Kontaktwunsch, werden die Kontaktdaten in den Formulareinträgen erst anonymisiert, nachdem die für die Bearbeitung erforderlichen Bestellkontaktdaten ordnungsgemäß gespeichert wurden.

7.8 Separat gespeicherte Bestellkontakte

Bei einem Bestell- oder Kontaktwunsch werden die erforderlichen Kontaktdaten zusätzlich in einer geschützten, dem zuständigen Winzer beziehungsweise Betrieb zugeordneten Bestellkontakt-Verwaltung gespeichert.

Der zuständige Winzer beziehungsweise Betrieb ist dafür verantwortlich, die ihm zugeordneten Bestellkontakte nur so lange aufzubewahren, wie dies für die Bearbeitung der Anfrage oder Bestellung, die Abwicklung einer daraus entstehenden Geschäftsbeziehung oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist. Anschließend sind die Daten zu löschen oder zu anonymisieren. SmartTastingBoard unterstützt die Bearbeitung datenschutzrechtlicher Anfragen im Rahmen der technisch verfügbaren Möglichkeiten.

7.9 Formularverarbeitung

Bewertungs-, Anfrage-, Bestell- und Eventformulare werden serverseitig innerhalb der WordPress-Installation verarbeitet und dem jeweils zuständigen Board, Event, Produkt, Winzer oder Betrieb zugeordnet.

Über das eingesetzte Formularsystem erfolgt derzeit keine zusätzliche Übermittlung der Formulardaten an externe Newsletter-, CRM- oder vergleichbare Automatisierungsdienste.

7.10 STB-Solo-Aktionen

Partner können für einzelne Weine zeitlich begrenzte STB-Solo-Aktionen anlegen und bestimmten Boards zuordnen. Diese Funktion dient der Auswertung von Interaktionen während eines bestimmten Aktionszeitraums, beispielsweise eingegangenen Bewertungen, Bestellmengen, Umsatz oder Conversion-Rate. Die STB-Solo-Aktionsfunktion ist kein Newsletter- oder Kunden-Mailing-System; durch das Anlegen einer solchen Aktion werden keine zusätzlichen Marketing-E-Mails an Endkunden versendet.

7.11 Befristeter Support-Zugriff

Der jeweils zuständige Winzer beziehungsweise Betrieb erhält Zugriff auf die ihm zugeordneten Event-, Bewertungs-, Anfrage- und Bestelldaten. Der Zugriff anderer Partner wird durch rollen- und eigentümerbezogene Berechtigungen beschränkt.

Technisch berechtigte Administratoren können im erforderlichen Umfang auf Daten zugreifen, insbesondere zur Administration, Systemsicherheit, Fehlerbehebung, Bearbeitung von Datenschutzanfragen und Wiederherstellung des Systems. Solche Zugriffe dürfen nur zweckgebunden und auf das erforderliche Maß beschränkt erfolgen.

Für vollständige personenbezogene Rückmeldungen innerhalb von STB-Solo-Aktionen kann der Partner zusätzlich eine schreibgeschützte Supportfreigabe erteilen. Diese gilt nur für den jeweiligen Vorgang beziehungsweise die jeweilige Aktion, ist auf maximal 60 Minuten begrenzt, kann vorzeitig widerrufen werden und wird protokolliert.

7.12 Technisches Zustellprotokoll

Zur technischen Überwachung der Nachrichtenübermittlung führt SmartTastingBoard ein minimiertes Zustellprotokoll. Dieses enthält insbesondere Zeitpunkt, Board-Zuordnung, Nachrichtentyp, Zustellstatus, Empfängertyp und technischen Fehlercode. Nicht im technischen Zustellprotokoll gespeichert werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Postadresse, Bewertung, Kommentar, Bestellmenge oder Nachrichteninhalt.

7.13 Bestätigungsnachrichten

Nach einer Bewertung, Anfrage oder Bestellung kann eine automatisierte Bestätigungsnachricht an die betroffene Person versendet werden. Absender- und Antwortinformationen können dabei dem zuständigen Winzer beziehungsweise Betrieb zugeordnet sein.

8. Kommunikation per E-Mail und Telefon

Wenn Sie mit SmartTastingBoard per E-Mail oder telefonisch Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen bekannt gegebenen Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.

9. Automatische E-Mail-Benachrichtigungen

Das System kann automatische E-Mail-Benachrichtigungen versenden, insbesondere bei der Einrichtung eines Benutzerkontos, bei Passwort-Zurücksetzungen, bei sicherheitsrelevanten Ereignissen sowie beim Eingang einer Bewertung, Anfrage oder Bestellung.

Ein externer Newsletter- oder E-Mail-Marketing-Dienst wird im Partnerportal derzeit nicht eingesetzt.

10. Cookies und Sitzungsverwaltung

Das Partnerportal verwendet technisch notwendige Cookies und vergleichbare Speichertechnologien, insbesondere zur Anmeldung, Sicherheit und Sitzungsverwaltung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 165 Abs. 3 TKG 2021.

Im Partnerportal werden derzeit keine Marketing-Cookies, personalisierten Werbesysteme, Social-Media-Pixel oder Google-Analytics-Dienste für das Tracking von Partnern oder Endkunden eingesetzt.

11. Cloudflare Turnstile

Zum Schutz von Login- und Formularfunktionen vor Spam, Bots und automatisierten Angriffen verwenden wir Cloudflare Turnstile.

Anbieter:
Cloudflare, Inc.
101 Townsend Street
San Francisco, CA 94107
USA

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

12. Webhosting

Das Partnerportal wird gehostet bei:

World4You Internet Services GmbH
Hafenstraße 35
4020 Linz
Österreich

13. Datensicherungen und Google Drive

Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität und Wiederherstellbarkeit des Partnerportals werden regelmäßige Datensicherungen mit UpdraftPlus erstellt und in einem authentifizierten Google-Drive-Speicher abgelegt.

Die derzeitige Sicherungskonfiguration lautet:

• Datenbank: tägliche Sicherung, Aufbewahrung von bis zu 30 planmäßigen Sicherungen,
• Website-Dateien: wöchentliche Sicherung, Aufbewahrung von bis zu 10 planmäßigen Sicherungen.

Backups können insbesondere Benutzerkonten, Board-Zuordnungen, Wein- und Produktdaten, Datenbankinhalte, Formulardaten, Bestellkontakte, Medien, technische Konfigurationen und Protokolldaten enthalten. Daten, die im Produktivsystem gelöscht oder anonymisiert wurden, können aufgrund der Backup-Rotation noch vorübergehend in älteren Sicherungsständen enthalten sein.

Solche Sicherungsdaten werden nicht für reguläre operative oder Marketingzwecke verwendet. Eine Wiederherstellung erfolgt grundsätzlich nur, wenn dies zur technischen Wiederherstellung des Systems erforderlich ist. Ältere planmäßige Sicherungen werden entsprechend der eingestellten Rotation gelöscht beziehungsweise durch neuere Sicherungen ersetzt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

14. Empfänger personenbezogener Daten

• der jeweils zuständige Winzer oder Betrieb,
• World4You als Hosting- und Mailserver-Anbieter,
• Cloudflare im Zusammenhang mit Sicherheitsfunktionen,
• Google im Zusammenhang mit Datensicherungen,
• technische IT-, Wartungs- und Sicherheitsdienstleister,
• Steuerberater, Buchhaltungsdienstleister oder Rechtsberater,
• Gerichte und Behörden, soweit gesetzlich erforderlich.

Eine Weitergabe oder ein Verkauf personenbezogener Daten zu fremden Werbezwecken erfolgt nicht.

15. Datenübermittlung in Drittländer

Bei einzelnen eingesetzten Diensten, insbesondere Cloudflare und Google Drive, kann eine Verarbeitung oder ein Zugriff außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Eine Drittlandübermittlung erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind.

16. Speicherdauer

• Server-Logfiles: grundsätzlich bis zu 14 Tage.
• Name und E-Mail-Adresse in den relevanten Formular-Rohdaten: grundsätzlich bis zum eindeutig feststellbaren Ende des jeweiligen Events beziehungsweise der jeweiligen Kampagne zuzüglich der derzeitigen Supportfrist von 30 Tagen; bei Einzelabgaben ohne Event-/Kampagnenkennung grundsätzlich 30 Tage ab Abgabe. Eine automatische Anonymisierung erfolgt nur, wenn die hierfür erforderlichen technischen Voraussetzungen erfüllt sind.
• Aktive Kampagnen oder Einträge ohne zuverlässig feststellbares Ende: keine automatische Anonymisierung allein aufgrund eines angenommenen Enddatums; diese Fälle müssen im Rahmen der Datenpflege beziehungsweise technischen Administration berücksichtigt werden.
• Separat gespeicherte Bestellkontakte: keine automatische Löschung allein aufgrund des Ablaufs der 30-tägigen Supportfrist. Die weitere Aufbewahrung, Löschung oder Anonymisierung richtet sich nach dem Zweck der Kunden-/Bestellbearbeitung und den für den zuständigen Winzer beziehungsweise Betrieb geltenden Pflichten.
• Sonstige Bewertungs-, Event- und Aktionsdaten: Speicherung nach dem jeweils festgelegten Löschkonzept. Freitextangaben werden besonders berücksichtigt, da sie personenbezogene Angaben enthalten können.
• Benutzerkonten: grundsätzlich für die Dauer der Geschäftsbeziehung.
• Vertrags-, Rechnungs-, Zahlungs- und steuerlich relevante Geschäftsunterlagen: entsprechend den jeweils einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten beim hierfür verantwortlichen Betrieb.
• Datenbank-Backups: tägliche Sicherung; Aufbewahrung von bis zu 30 planmäßigen Sicherungsständen.
• Datei-Backups: wöchentliche Sicherung; Aufbewahrung von bis zu 10 planmäßigen Sicherungsständen.

17. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten. Dazu gehören insbesondere SSL-/TLS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, rollenbasierte Berechtigungen, Trennung der Daten verschiedener Partner, Schutz vor Bot- und Brute-Force-Angriffen, minimierte technische Protokollierung, zeitlich begrenzte Supportfreigaben, getrennte Speicherung winzerbezogener Bestellkontakte, die zeitgesteuerte Anonymisierung personenbezogener Formular-Rohdaten nach Ende der jeweiligen Supportfrist sowie regelmäßige Datensicherungen.

18. Rechte betroffener Personen

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Widerspruch gemäß Art. 21 DSGVO,
• Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

19. Ausübung Ihrer Rechte

20. Beschwerderecht

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40–42
1030 Wien
Österreich

Telefon: +43 1 52 152-0
E-Mail: dsb@dsb.gv.at
Website: https://www.dsb.gv.at/

21. Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

22. Minderjährige

Die Bewertungs-, Anfrage- und Bestellfunktionen des Partnerportals richten sich grundsätzlich nicht gezielt an Kinder. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht und ein Dienst der Informationsgesellschaft einem Kind unmittelbar angeboten wird, gelten die jeweils anwendbaren gesetzlichen Anforderungen.

23. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann erforderlich sein, um ein Benutzerkonto einzurichten, das Partnerportal bereitzustellen, eine Anfrage zu beantworten, eine Bestellung zu bearbeiten, einen Vertrag abzuschließen oder gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen.

24. Keine Nutzung für fremde Werbung

Personenbezogene Endkundendaten, die über Bewertungs-, Anfrage-, Bestell- oder Eventfunktionen verarbeitet werden, werden von SmartTastingBoard nicht verkauft und nicht für eigene oder fremde personalisierte Werbezwecke verwendet.

Die derzeitige STB-Solo-Aktionsfunktion ist eine Auswertungs- und Zuordnungsfunktion und kein E-Mail-Marketing-System.

25. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann angepasst werden, wenn technische Funktionen geändert oder ergänzt werden, neue Dienste eingesetzt werden, gesetzliche Bestimmungen geändert werden oder sich Art und Umfang der Datenverarbeitung ändern.

Die aktuelle Datenschutzerklärung ist abrufbar unter https://www.login-smarttastingboard.com/datenschutz/.